Zásady spracovania a ochrany osobných údajov

Vážená klientka, vážený klient,
pre účely finančného sprostredkovania, na uzatvorenie zmluvy o finančnej službe a plnenie si zákonných povinností s tým súvisiacich, potrebujeme poskytnúť od Vás, Vaše osobné údaje. Bezpečnosť Vašich osobných údajov a ich spracúvanie zákonným spôsobom je pre nás prvoradé.

Vaše osobné údaje spracúva naša spoločnosť:
DOLOFIS s.r.o., Jakubská 4, 831 06 Bratislava,
IČO: 35 818 832
zápis v Obchodnom registri Okresného súdu Bratislava I., oddiel: Sro, vložka: 24786/B Zastúpená: Ing. Jana Doležalová, konateľ
Tel.: +421 905 620 733 e-mail: info@dolofis.sk (ďalej len „prevádzkovateľ“).

Orgánom dohľadu je Dozorný orgán:
Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky
Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27
Tel: 02/ 32 31 3214
E-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk

Právny základ pre spracovanie osobných údajov

Vaše osobné údaje spracúvame na základe:

• zákona č. 186/2009 Z. z. o finančnom sprostredkovaní a finančnom poradenstve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „ZoFS“) Na účely vykonávania finančného sprostredkovania, identifikácie klienta, overovania tejto identifikácie, na účely ochrany a domáhania sa práv finančného agenta ako prevádzkovateľa osobných údajov voči klientom, zdokumentovania činnosti, vykonávania dohľadu a na plnenie úloh a povinností finančného agenta, je finančný agent oprávnený požadovať od klienta poskytnutie jeho osobných a kontaktných údajov v rozsahu podľa §31 zák.č.186/2009 o finančnom sprostredkovaní a finančnom poradenstve. Zároveň je aj bez súhlasu dotknutej osoby tieto údaje oprávnený spracúvať, získavať ich kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním dokladov totožnosti v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelu spracúvania.
• zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení (ďalej len „Zákon oAML“
• ochrana práv finančného agenta a plnenie zákonných povinností finančného agenta voči tretím stranám a orgánom dohľadu
• oprávneného záujmu DOLOFIS s.r.o. a to v nevyhnutnom rozsahu pre účely priameho marketingu – v oblasti finančných produktov, ktoré ponúka. Zasielanie marketingových materiálov môžete kedykoľvek namietať zaslaním e-mailu na adresu info@dolofis.sk, alebo písomne na korešpondenčnej adrese DOLOFIS s.r.o., Jakubská 4, 831 06 Bratislava
• Vášho súhlasu, a to na poskytovanie marketingových informácií – okrem priameho marketingu podľa písm. c) vyššie, ako i v prípade, ak sa neuplatňujú iné právne základy (zákon, zmluva, oprávnený záujem,…).

Aké osobné údaje sa spracúvajú

Pre poskytnutie finančného sprostredkovania a plnenia si riadne všetkých zákonných a zmluvných povinnosti s tým súvisiacich, spracúvame Vaše osobné údaje v rozsahu:
Fyzická osoba: titul, meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo ak je pridelené, adresa a druh pobytu (trvalý a prechodný), štátnu príslušnosť, druh a číslo dokladu totožnosti, vrátane fyzickej osoby zastupujúcej právnickú osobu, ak ide o fyzickú osobu, ktorá je podnikateľom, aj adresu miesta podnikania, označenie registra alebo inej evidencie, v ktorej je podnikajúca fyzická osoba zapísaná, a číslo zápisu do tohto registra alebo evidencie,

Právnická osoba/SZCO: názov spoločnosti, právna forma, konečný užívateľ výhod, adresu miesta podnikania, resp. sídlo spoločnosti, predmet podnikania a označenie a číslo zápisu do registra alebo inej úradnej evidencie, v ktorej je evidovaná právnická osoba,
Všeobecne: kontaktné telefónne číslo, adresu elektronickej pošty – email, údaje o druhu poistenia, číslo bankového účtu, fotokópia občianskeho preukazu, doklady a údaje preukazujúce schopnosť klienta splniť si záväzky zo zmluvy o finančnej službe (poistná zmluva, leasingová zmluva, stavebné sporenie); požadované zabezpečenie záväzkov zo zmluvy o finančnej službe; oprávnenie na zastupovanie, ak ide o zástupcu – dotknutej osoby a tiež údaje uvedené na dokladoch totožnosti v rozsahu obrazová podobizeň, titul, meno, priezvisko, rodné priezvisko, rodné číslo, dátum narodenia, miesto a okres narodenia, trvalý pobyt, adresa prechodného pobytu, štátna príslušnosť, záznam o obmedzení spôsobilosti na právne úkony, druh a číslo dokladu totožnosti, vydávajúci orgán, dátum vydania a platnosť dokladu totožnosti; splnenie ostatných požiadaviek a podmienok na uzavretie poistnej zmluvy a zmluvy o finančnej službe, ktoré sú ustanovené zákonom o poisťovníctve, zákonom o starobnom dôchodkovom sporení, zákonom o doplnkovom dôchodkovom poistení alebo osobitnými predpismi alebo ktoré sú dohodnuté s finančnou inštitúciou; ďalšie osobné údaje uvedené v dokumentoch predložených dotknutou osobou a ktoré požaduje prevádzkovateľ, ktorý poveril Dolofis, s.r.o., na spracúvanie osobných údajov.

Poskytnuté osobné údaje môžu byť získavané  zo strany DOLOFIS aj kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním dokladov totožnosti v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie stanoveného účelu spracúvania.

Na aký účel spracúvame vaše osobné údaje

Vaše osobné údaje spracúvame za účelom:

• poskytnutia služieb finančného sprostredkovania a finančného poradenstva a plnenie si zákonných povinnosti vyplývajúcich zo Zákona 186/2009 Z. z. o finančnom sprostredkovaní a finančnom poradenstve. Vaše osobné údaje spracúvame v pozícii sprostredkovateľa pre jednotlivé poisťovne a finančné inštitúcie, ktoré nás poverili sprostredkovaním finančných služieb a v pozícii prevádzkovateľa.
• identifikácia klienta podľa Zákona o AML č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov, a to aj v prípade, ak je proces finančného sprostredkovania realizovaný na diaľku použitím technických prostriedkov alebo postupov,
• ochrana práv finančného agenta a plnenie zákonných povinností finančného agenta voči tretím stranám a orgánom dohľadu.
• zasielanie obchodných a marketingových informácií týkajúcich sa aj finančných produktov.

Ako prevádzkovateľ nevykonávame profilovanie klienta na základe získaných osobných údajov.

Poskytnutie súhlasu s poskytnutím a spracovaním osobných údajov

Osobné údaje pochádzajú priamo od osoby, ktorá požaduje pre seba finančnú službu, alebo v osobitných prípadoch aj od tretej osoby (napr. zamestnávateľ, rodinný príslušník, alebo ak Vás napr. poistí iná osoba).

Súhlas na spracúvanie Vašich osobných údajov na účely marketingu nám môžete dať podpísaním vyhlásenia v listinnej forme, ktorá je súčasťou Protokolu z rokovania s finančným agentom.

Odvolanie súhlasu s poskytnutím a spracovaním osobných údajov
Súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktorý ste nám dali, môžete kedykoľvek odvolať. Súhlas môžete odvolať

• –  zaslaním oznámenia na email info@dolofis.sk;
• –  zaslaním písomného oznámenia poštou na adresu sídla spoločnosti Dolofis, s.r.o.

Komu Vaše osobné údaje poskytujeme
Osobné údaje, ktoré sme získali v pozícii sprostredkovateľa, poskytujeme vybraným prevádzkovateľom, ktorými sú poisťovne a finančné inštitúcie. Na základe osobitného zákona poskytujeme Vaše osobné údaje daňovému úradu, Národnej banke Slovenska a inému oprávnenému subjektu.
Na základe sprostredkovateľskej zmluvy uzatvorenej v súlade s dodržiavaní pravidiel GDPR poskytujeme Vaše osobné údaje spoločnosti externej účtovníckej firme, podriadeným finančným agentom a externým firmám IT, ktoré zabezpečujú uchovávanie a zálohovanie údajov.

DOLOFIS pri výbere zmluvných partnerov dbá na ich spoľahlivosť a v zmluve so zmluvným partnerom (ak existuje), sú vždy určené aj pravidlá ochrany Vašich osobných údajov.

Ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje uchovávame iba nevyhnutnú dobu, po dobu trvania zmluvného vzťahu, alebo po dobu udelenia súhlasu. Vaše osobné údaje sú ďalej uchovávané nevyhnutnú dobu určenú osobitnými právnymi predpismi, napr. zákonom o archívnictve, zákonom o finančnom sprostredkovaní, zákonom o účtovníctve, daňovými zákonmi (spravidla 10 rokov), v prípade potreby sa tieto doby predlžujú o všeobecné premlčacie doby (v rámci možných súdnych konaní).

Kam prenášame vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje neprenášame do žiadnej tretej krajiny.

Na koho sa môžete obrátiť
Ak máte akékoľvek otázky či podnety týkajúce sa osobných údajov, môžete sa obrátiť na zodpovednú osobu:
Meno a priezvisko: Jana Doležalová
Tel.: +421 905 620 733 e-mail: info@dolofis.sk
Ak nie ste spokojný s tým, ako spracúvame Vaše osobné údaje, môžete nám dať o tom vedieť na email info@dolofis.sk. Tiež máte možnosť podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov, ak si myslíte, že Vaše osobné údaje spracúvame nezákonne.
Ako spracúvame vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje spracúvame v elektronickej a listinnej forme. Vaše osobné údaje spracúvame v programe:
✓ v programe iMaklér,
✓ prostredníctvom aplikácií jednotlivých poisťovní.

Ako sú chránené Vaše osobné údaje

Bezpečnosť Vašich osobných údajov je základom a našou povinnosťou. Aby sme zabezpečili ochranu Vašich osobných údajov, prijali sme potrebné technické a organizačné opatrenia. Máme zavedenú silnú heslovú politiku. PC sú zabezpečené antivírovým programom. Osobné údaje sú uložené na serveri a sú šifrované. Server je zabezpečený silným administrátorským heslom. Osoby, ktoré spracúvajú osobné údaje sú pravidelne školené o podmienkach spracúvania osobných údajov. Opatrenia, ktoré sme pre ochranu Vašich osobvných údajov zaviedli  sú podrobne rozpísané a definované vo vnútornom predpise, pričom každý zamestnanec/spolupracovník, ktorý prichádza do kontaktu s osobnými údajmi, je povinný sa s nimi oboznámiť a tieto dodržiavať, spolu s organizačnými a personálnymi opatreniami, ktoré zamedzujú, resp. minimalizujú ich únik, stratu alebo zneužitie.

Bezpečnosť poskytovania Vašich údajov jednotlivým poisťovniam, či finančným inštitúciám, zabezpečuje vybraná poisťovňa alebo finančná inštitúcia.

Vaše práva ohľadom osobných údajov pri finančnom sprostredkovaní sú:

a) Právo na prístup k údajom

Máte právo vedieť, či spracúvame Vaše osobné údaje. Pokiaľ tieto spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k údajom. Na základe Vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní Vašich osobných údajov našou spoločnosťou.

b) Právo na opravu

Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie. Vašou povinnosťou je informovať nás o zmenách v osobných údajoch.

c) Právo na vymazanie

Za určitých okolností máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie Vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak:

✓ už Vaše osobné údaje nepotrebujeme pre účel, na ktorý ste nám ich poskytli; ✓ odvoláte svoj súhlas;

✓ namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov;
✓ spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne;
✓ osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť;

✓ ak ste dieťa, príp. rodič dieťaťa, ktoré súhlasilo so spracúvaním osobných údajov cez internet.

d) Právo na obmedzenie spracúvania
Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie Vašich osobných údajov. Pokiaľ Vašej žiadosti vyhovieme, Vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania Vašich údajov dôjde, ak:

• ✓  nám oznámite, že Vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť;
• ✓  spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne, avšak Vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto

toho žiadate, aby sme spracúvanie Vašich osobných údajov len obmedzili;

• ✓  Vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo

obhajovanie svojich práv;

• ✓  namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené

záujmy prevažujú nad Vašimi dôvodmi.

e) Právo na prenosnosť údajov

Máte právo žiadať, aby sme Vám poskytli Vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XML alebo CSV), ktorá Vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo Vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.

f) Právo namietať

Máte právo namietať, že spracúvame Vaše osobné údaje. Ak Vaše osobné údaje spracúvame na účely priameho marketingu, môžete namietať ich spracúvanie kedykoľvek. Na základe námietky Vaše osobné údaje vymažeme. Ak Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch na plnenie úlohy vo

verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci, z dôvodu nášho oprávneného záujmu, vytvárania profilu klienta, môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.

Tieto práva si môžete uplatniť touto formou:

S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť zaslaním oznámenia na email info@dolofis.sk, alebo písomne zaslaním oznámenia poštou na adresu sídla našej spoločnosti. Všetkými Vašimi žiadosťami sa budeme zaoberať a o výsledku ich vybavenia Vás budeme informovať rovnakým spôsobom, ako žiadosť podáte.

Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť dňa 1. 5. 2023. Vyhradzujeme si právo tieto zásady zmeniť.